Whistleblowing Policy

Cos’è e come funziona il processo di segnalazione

In inglese la parola whistleblowing – letteralmente “soffiare nel fischietto” – fa riferimento alla rivelazione spontanea da parte di un individuo, che prende il nome di whistleblower, di un illecito o di un’irregolarità, potenzialmente dannosi per la collettività e di cui si trova ad essere testimone, commessa all’interno dell’organizzazione o dell’azienda pubblica o privata per cui lavora.

Il segnalante o segnalatore è spesso un dipendente. Tuttavia può essere anche una terza parte, come un fornitore, un consulente o un cliente.

Esistono due tipi di segnalazioni whistleblowing:

1. Interne: quando la segnalazione viene fatta attraverso i canali interni all’azienda dai dipendenti o dalle terze parti di un’organizzazione, pubblica o privata, testimoni nell’esercizio delle proprie funzioni di condotte illecite o fraudolente;
2. Esterne: quando la segnalazione viene fatta all’autorità giudiziaria, ai media o alle associazioni ed enti competenti. Chi si avvale di questa pratica, in genere, lo fa per mancata fiducia nei confronti della propria azienda perché quest’ultima non garantisce un sistema di protezione e tutela per il whistleblower.

Il segnalatore di illeciti, quindi, è quel soggetto che, solitamente nel corso della propria attività lavorativa, scopre e denuncia fatti che causano o potrebbero causare un danno all’organizzazione pubblica o privata in cui lavora oppure ai soggetti che con questa si relazionano, come clienti, consumatori e azionisti. Grazie all’attività dei whistleblower è possibile prevenire pericoli, ad esempio quelli legati alle truffe o alla salute, e informare i potenziali soggetti a rischio prima che si verifichi il danno effettivo.

L’attività di whistleblowing, se radicata a tutti i livelli dell’azienda e opportunamente tutelata, favorisce una libera comunicazione all’interno dell’organizzazione, sia essa pubblica o privata, una maggiore partecipazione al suo progresso e una corretta implementazione del sistema di controllo interno.

Per gestire al meglio questo importante strumento di compliance aziendale è necessario che il sistema di whistleblowing sia:

• Facilmente accessibile e utilizzabile;
• Assicuri la tutela di ogni segnalante;
• Garantisca il monitoraggio e la gestione delle segnalazioni;
• Preveda interventi rapidi a fronte di una segnalazione.

L’Ordinamento Italiano

L’ordinamento italiano tutela i dipendenti che segnalino illeciti di cui siano venuti a conoscenza nell’esercizio delle loro funzioni. La tutela dei lavoratori che segnalano irregolarità è realizzata, in particolare, attraverso la disciplina introdotta dall’art. 54-bis del dlgs n. 165 del 2001, inserito dall’art. 1, comma 51, L. 6 novembre 2012, n. 190 e modificato dall’art. 31, comma 1, D.L. 24 giugno 2014, n. 90, convertito, con modificazioni, dalla L. 11 agosto 2014, n. 114, come oggi vigente a seguito delle modifiche sostanziali apportate dall’art. 1, comma 1, L. 30 novembre 2017, n. 179 (fonte: Ministero della Giustizia).

La Direttiva Europea

La Direttiva Europea sul whistleblowing è entrata in vigore il 16 dicembre 2019, con l’obiettivo di fornire ai segnalanti pari tutele in tutti gli Stati membri, armonizzate tra i vari settori, introducendo regole comuni che impongono l’adozione di canali di segnalazione riservati, sicuri e che garantiscono una protezione efficace, oltre a misure di tutela in caso di possibili ritorsioni.

La Direttiva UE 2019/1937 riguarda tutte le imprese, sia pubbliche che private, e le organizzazioni governative con 50 o più dipendenti. Si applica anche alle autorità locali e ai comuni con più di 10.000 abitanti. Questi enti devono fornire ai dipendenti un modo per segnalare gli illeciti e disporre di sistemi per monitorare e agire in base alle segnalazioni presentate.

Ogni organizzazione deve inoltre adottare misure per proteggere l’identità degli informatori e rispettare il GDPR per garantire che il segnalante non subisca alcuna recriminazione per le segnalazioni fatte in buona fede.

La Direttiva protegge chiunque abbia rapporti professionali con l’organizzazione e quindi include:

• Dipendenti;
• Lavoratori freelance;
• Appaltatori;
• Subappaltatori;
• Fornitori;
• Azionisti;
• Persone che ricoprono ruoli dirigenziali;
• Persone con cui il rapporto di lavoro è terminato (quindi ex dipendenti);
• Candidati in vista di assunzione;
• Volontari e tirocinanti, retribuiti o non retribuiti.

Tutele della Direttiva Europea

L’articolo 19 della direttiva elenca le tutele contro le azioni di ritorsione da parte di organizzazioni o individui interessati. La direttiva protegge sia segnalanti, sia le loro famiglie e i colleghi che li hanno supportati nella segnalazione.

Gli Stati membri devono adottare le misure necessarie per vietare qualsiasi forma di ritorsione, comprese minacce e tentativi di ritorsione, inclusi in particolare:

• Il licenziamento, la sospensione o misure equivalenti;
• La retrocessione di grado o la mancata promozione;
• Il mutamento di funzioni, il cambiamento del luogo di lavoro, la riduzione dello stipendio, la modifica dell’orario di lavoro;
• La sospensione della formazione;
• Note di merito o referenze negative;
• L’imposizione o amministrazione di misure disciplinari, la nota di biasimo o altra sanzione, anche pecuniaria;
• La coercizione, l’intimidazione, le molestie o l’ostracismo;
• La discriminazione, il trattamento svantaggioso o iniquo;
• La mancata conversione di un contratto di lavoro a termine in un contratto di lavoro permanente, laddove il lavoratore avesse legittime aspettative di vedersi offrire un impiego permanente;
• Il mancato rinnovo o la risoluzione anticipata di un contratto di lavoro a termine;
• Danni, anche alla reputazione della persona, in particolare sui social media, o la perdita finanziaria, comprese la perdita di opportunità economiche e la perdita di reddito;
• L’inserimento nelle liste nere sulla base di un accordo settoriale o industriale formale o informale, che possono comportare l’impossibilità per la persona di trovare un’occupazione nel settore o nell’industria in futuro;
• La conclusione anticipata o l’annullamento del contratto per beni o servizi;
• L’annullamento di una licenza o di un permesso;
• La sottoposizione ad accertamenti psichiatrici o medici.

Inoltre, la direttiva garantisce che il whistleblower è tutelato anche se il suo contratto di lavoro, un accordo di non divulgazione, una clausola di riservatezza, un materiale protetto da copyright o qualsiasi altro documento stabilisce che è tenuto al silenzio.

L’articolo 20, invece, descrive nel dettaglio le misure di sostegno disponibili per gli informatori. Tra queste, la fornitura di informazioni gratuite e complete sui loro diritti, l’assistenza legale per combattere le ritorsioni, l’assistenza finanziaria e l’accesso al supporto psicologico. Questa protezione viene fornita dal momento in cui l’informatore si fa avanti e fa la sua segnalazione, sia che lo faccia internamente all’organizzazione, sia che lo faccia esternamente alle autorità o attraverso canali pubblici come i media.